Você já ouviu falar sobre Metodologia Ágil nas Agências de Viagens? Eu aposto que ainda não, mas espero que este artigo possa te ajudar a entender o que é e os benefícios de aplicar ao seu negócio.

Se você acompanha meu trabalho já percebeu que sou adepto de incorporar ao Turismo, especialmente ao agenciamento de viagens, as boas práticas e metodologias de sucesso de outras áreas.

Em um mercado complexo e dinâmico como o nosso, é um diferencial competitivo e necessário aos empresários acompanhar a movimentação do setor, oferecendo respostas rápidas e corrigindo as estratégias de seu negócio ao longo do curso.

O mundo evoluiu exponencialmente nos últimos anos (e continua evoluindo). Não dá mais para continuar apostando as fichas nos mesmos modelos de gestão que funcionavam há 10 anos ou mais.

Por isso, a Metodologia Ágil aplicada às Agências de Viagens é um caminho que permite alcançar melhores resultados, de forma mais simples, rápida e barata.

Hoje vou explicar o que é Metodologia Ágil e como ela, que nasceu dentro do universo de desenvolvimento de software, pode migrar para outras áreas, inclusive para o Turismo.

Se este assunto te interessa, não deixe de ver também:

• A transformação digital no Turismo e nas agências de viagens
• O desafio da Inovação no Turismo

O que é a Metodologia Ágil?

Difundida com maior intensidade a partir do Manifesto Ágil, a Metodologia Ágil (ou Agile) incorpora várias metodologias baseadas no desenvolvimento iterativo (através da repetição) e incremental (melhoria contínua).

Surgiu basicamente pela compreensão de que os processos tradicionais (baseados no modelo cascata ou waterfall, em inglês), não serviam mais por serem rígidos, lentos e lineares.

No modelo de projeto em cascata uma fase do processo só inicia quando a anterior termina. Imagine que após levantamento e análise dos requisitos, desenho da arquitetura, implementação, produção e entrega, criavam-se soluções que chegavam ao cliente já obsoletas e desatualizadas.

Com a utilização de metodologias ágeis, as soluções nascem e evoluem por meio da colaboração entre equipes multifuncionais, com o objetivo de tornar o processo mais eficiente, eliminando falhas e retrabalho, já que foca principalmente em entregas rápidas e constantes, com alto grau de flexibilidade.

Sua aplicação resolve problemas no cumprimento dos prazos, falta de comunicação entre profissionais e principalmente discrepâncias entre o que o cliente solicitou e o que é entregue.

O Manifesto Ágil

O Manifesto Ágil foi criado em fevereiro de 2001, em um resort de ski nas montanhas nevadas de Utah.

O documento foi debatido e assinado pelos seus 17 autores, todos comprometidos em seguir e disseminar o novo manifesto.

Os 12 princípios da Metodologia Ágil

Por definição são 12 os princípios ágeis, que irei resumir, interpretar e adaptar dentro do escopo da Metodologia Ágil para Agências de Viagens. O termo “produto” que uso pode ser entendido como a viagem, consultoria, evento, etc, ou qualquer outro produto de fato.

1. Satisfação do cliente: A maior prioridade está em satisfazer o cliente por meio da entrega rápida e contínua do produto de valor.
2. Mudança em favor da vantagem competitiva: Mudanças de requisitos são bem-vindas, mesmo em fases adiantadas do desenvolvimento do produto.
3. Prazos curtos: Entregar o produto de valor com frequência. Ter entregas curtas onde o cliente possa se beneficiar de cada uma destas entregas, a partir da primeira.
4. Trabalho em conjunto: Pessoas de áreas distintas devem trabalhar em conjunto, diariamente, durante todo o curso do projeto.
5. Ambientação e suporte: Para motivar os participantes, é preciso oferecer o ambiente e o suporte necessários, inclusive com ferramentas adequadas e confiando no seu trabalho.
6. Falar na cara: O método mais eficiente de transmitir informações, tanto externas como internas, é por meio de uma conversa cara a cara, mesmo que seja via conferência online.
7. Funcionalidade: Um produto funcional é a medida primária de progresso.
8. Ambiente de sustentabilidade: Processos ágeis promovem um ambiente sustentável.
9. Padrões altos de tecnologia e design: A contínua atenção à excelência técnica aumenta a agilidade.
10. Simplicidade: Fazer algo simples é dominar a arte de maximizar a quantidade de trabalho que não precisou ser feito.
11. Autonomia: Os melhores produtos emergem de times auto organizáveis.
12. Reflexões para otimizações: Em intervalos regulares, o time reflete em como ficar mais efetivo, então, se ajustam e otimizam seu comportamento de acordo.

Os 4 valores da Metodologia Ágil

Além dos 12 princípios, o Manifesto Ágil possui ainda 4 valores que servem como pilares de sua metodologia.

Valor ágil I – Indivíduos e interações acima de processos e ferramentas 

Devemos entender que o turismo é uma atividade humana e que a qualidade da interação entre as pessoas pode resolver problemas crônicos de comunicação. Processos e Ferramentas são importantes, mas devem ser simples e uteis.

Valor ágil II – Software funcionando é melhor que documentação abrangente 

O maior indicador de que sua equipe realmente construiu algo é ter uma solução funcional. Clientes se importam com o resultado e sua experiência. Documentação também é importante, mas que seja somente o necessário e que agregue valor.

Valor ágil III – Colaboração com o cliente acima de negociação de contratos 

Devemos atuar em conjunto com o cliente e não “contra” ele ou ele “contra” a gente. O que deve acontecer é colaboração, tomada de decisões em conjunto e trabalho em equipe, fazendo que todos sejam um só em busca de um objetivo.

Valor ágil IV – Responder a mudanças ao invés de seguir um plano 

Utilizar os feedbacks obtidos durante o processo mais a observação do cenário são fatores fundamentais para darmos respostas rápidas sobre os rumos da operação envolvida.

Não significa que não devemos ter um plano, mas que devemos estar preparados para qualquer mudança, como um velejador experiente é capaz de mudar a posição das velas para seguir ao destino final evitando ser desviado de seus objetivos.

Benefícios para os Clientes

O uso de Metodologia Ágil nas Agências de Viagens permite que os clientes vejam resultados tangíveis em intervalos regulares durante o desenvolvimento do produto e compartilhem feedback para conduzir melhorias adicionais.

Para a indústria de viagens a abordagem ágil acelera os processos de desenvolvimento  dos produtos e fornece a capacidade de articular e mudar planos em um cenário em constante mudança, ao mesmo tempo em que mantém prazos curtos.

Aplicação da Metodologia Ágil nas Agências de Viagens 

Agora, após entender os valores e princípios fundamentais da Metodologia Ágil, você deve estar se perguntando: “como posso aplicar a Metodologia Ágil nas Agências de Viagens?”.

Embora este processo venha sendo usado principalmente no desenvolvimento de software, ao longo dos anos surgiram diferentes práticas para incorporar a Metodologia Ágil nas empresas de outros segmentos. Uma das mais conhecidas e eficientes é o framework Scrum.

E, seguindo esta tendência, as Agências de Viagens  podem se beneficiar da simplicidade na execução de processos e do foco em atender às necessidades do cliente para acelerar os resultados.

Por falar em resultados, segundo a consultoria PwC, projetos ágeis podem ser até 28% mais bem-sucedidos do que os convencionais. O que acha de implementar na sua empresa?

Veja um passo a passo para implementar a Metodologia Ágil na área de vendas de sua Agência de Viagens, usando o framework Scrum.

Passo 1: definir os times e as atribuições  (Squad)

No Scrum, uma das etapas mais importantes é a definição dos times. Normalmente as empresas estão estruturadas em departamentos: vendas, operações, marketing, financeiro, comercial e assim por diante.

Como já falado, a Metodologia Ágil aposta na multidisciplinaridade, então cada time deverá possuir objetivos específicos, com tarefas que serão cumpridas juntando os esforços e conhecimentos de todos.

Um time de vendas portanto, não terá apenas vendedores, mas todos os profissionais envolvidos em determinada atribuição, por exemplo, pode ser formado um time responsável por vendas para Disney – independente Anaheim, na Califórnia (EUA); Orlando, na Flórida (EUA); Paris (França); Tókio (Japão); Hong Kong ou Xangai (China).

Pode-se ainda separar as atribuições por tipo de mercado: lazer nacional, lazer internacional, corporativo e eventos. É importante que cada time posso entregar uma determinada “solução” para o cliente.

Sendo assim, é importe que cada um dos times possua os profissionais de operações, marketing, inside sales, field sales e customer services especializados em prospectar, negociar, operacionalizar e atender prospects e clientes do segmento definido para aquele time.

Esse tipo de organização, além de gerar alto nível de especialização, favorece a integração dos processos e comunicação entre os profissionais.

Outra característica que a multidisciplinaridade permite é a autogestão. Por abrangerem todas as etapas e informações de um projeto, os times têm autonomia para tomar decisões internamente, sem necessidade de escalar ou burocratizar a resolução de problemas.

Além disso, é importante eleger no time Scrum quem é o profissional responsável pelo planejamento de tarefas e pela condução do processo Ágil. Este papel pode ser exercidos pelos gestores dos times.

Passo 2: definir o ciclo de trabalho (Sprint) 

A proposta da Metodologia Ágil é estabelecer ciclos de trabalho mais curtos e dividir o objetivo final em entregas menores, a serem concluídas dentro desse ciclo, os chamados Sprints.

Assim, é possível, por exemplo, estabelecer Sprints de vendas de uma semana e, dentro desse ciclo, determinar quantos leads novos devem ser gerados, quantos contatos efetivos devem ser alcançados, quantas reuniões devem ser feitas e assim por diante.

A ideia é tornar o processo mais fácil de acompanhar, de mensurar, de identificar falhas e de ser corrigir.

Essa estratégia também ajuda a motivar o time, já que os profissionais terão metas mais rápidas para alcançar e, assim, conseguirão ver os resultados de seu trabalho com mais frequência.

Passo 3: definir as tarefas a serem realizadas no ciclo de trabalho 

Com o ciclo de trabalho e o time definidos, o passo seguinte é estabelecer as tarefas que deverão ser entregues ao longo do Sprint, bem como os responsáveis por realizá-las.

No Scrum, essa lista de tarefas recebe o nome de Backlog. Há o Sprint Backlog, que é a lista de tarefas a serem cumpridas ao longo do Sprint e o Product Backlog, que são as tarefas que devem ser entregues ao final do projeto.

No caso da aplicação para Agências de viagens, podemos considerar que o Product Backlog são as metas finais a serem alcançadas, por exemplo:

• Gerar determinada receita anual;
• Ter uma carteira de clientes ativa 20% maior no final do ano;
• Aumentar o ticket-médio.

Já no Sprint Backlog teríamos os objetivos fragmentados a partir dessas metas, por exemplo:

• Prospectar e qualificar 50 novos leads;
• Ligar para 30 prospects;
• Enviar proposta para prospect X;
• Fazer proposta de upselling para cliente Y.

Passo 4: realizar reuniões diárias de acompanhamento 

O acompanhamento diário das tarefas por todo time é uma das premissas da Metodologia Ágil e do modelo Scrum.

A equipe envolvida no projeto deve se reunir diariamente, no início ou final do expediente. São encontros rápidos e objetivos. Algumas empresas até adotam reuniões em pé, para que sejam ainda mais rápidas.

A ideia é que cada membro do time reporte o que fez, o que fará em seguida e se está com problema ou dificuldade para realizar alguma tarefa.

Nesses encontros, as metas e prazos podem ser ajustados de acordo com o andamento real. Lembre-se: flexibilidade é um dos pontos-chave desta metodologia.

As reuniões diárias ajudam o gestor a estar por dentro do trabalho de todos, podendo orientá-los melhor, mudar o direcionamento e propor novas abordagens. Esse elemento é um dos que mais favorece o dinamismo proposto pela metodologia, tão necessário para que a equipe de vendas consiga responder cada vez mais rápido às demandas do mercado.

Como a responsabilidade de entrega dos Backlogs é de todo o time, há muito mais cooperação entre as pessoas no sentido de ajudar tanto na resolução de problemas, como na execução das tarefas em si.

Passo 5: realizar reuniões ao final de cada Sprint para avaliação do ciclo e planejamento do próximo 

Além das reuniões diárias, a equipe também deve se reunir ao finalizar cada Sprint, ou seja, cada ciclo de trabalho.

Nesse encontro, mais longo do que os encontros diários, o objetivo é avaliar os principais problemas enfrentados, aquilo que fluiu com mais facilidade e como o processo pode ser otimizado no futuro.

Por exemplo: ao final do Sprint, os profissionais de prospecção irão mensurar se os canais utilizados para prospectar foram assertivos, se os leads gerados eram realmente qualificados e o que poderá ser feito para otimizar a prospecção no próximo ciclo.

Na Metodologia Ágil , há uma busca constante por otimização de processos, por isso feedbacks e avaliação dos resultados são de grande importância.

É nessa reunião também que todo o time irá discutir e planejar as tarefas que serão realizadas no Sprint seguinte.

A implementação da Metodologia Ágil passa diretamente por uma mudança na cultura organizacional das empresas. Para que um novo modo de gestão seja possível, é preciso entender que os métodos tradicionais não são capazes de entregar os mesmos resultados de antes. O mercado atual, mais complexo e dinâmico, exige práticas ágeis, inovadoras e flexíveis.

Embora pareça complicado, e uma solução para grandes estruturas, se você possui uma pequena agência a saída é focar em um determinado segmento, criar um time e iniciar sua gestão no modelo Ágil. A medida que sua empresa for crescendo poderá abrir o leque para um segundo produto ou segmento de especialidade, contratando novos profissionais e readequando os times.

O seu negócio precisa de uma transformação para se tornar mais competitivo e vender mais? Quer saber como implementar Metodologia Ágil nas Agências de Viagens? Entre em contato para uma consultoria personalizada ou para conhecer os projetos de mentoria executiva.